Mobiles App-Konzept für Personaldienstleister
Effiziente Arbeit: Die Revolution der Zeitarbeit durch userfreundliche App
– Eine Case Study
Das Problem
In Deutschland ist die Personaldienstleistungsbranche in ihren Arbeitsprozessen noch sehr vom Papier geprägt, denn Papier ist geduldig.
In diesem Projekt wollte der Kunde eine mobile App ins Leben rufen, die die Verwaltungsprozesse in der Personaldienstleistung, insbesondere bei kurzfristig Beschäftigten, etc. beschleunigt und vereinfacht. Hierfür war es inbesondere wichtig, dass die Zielgruppen, u.A. Menschen am Rande des Prekariats, nicht deutschsprechend oder nicht lesefähig, mit geringem Bildungsgrad und fehlenden bzw. ausländischen Abschlüssen, alle die App nutzen können müssen.
Daher waren Mehrsprachigkeit, einfache bzw. leichte Sprache, Icons, Barrierefreiheit und die Vereinfachung der Prozesse bei einer unaufgeregten, übersichtlichen Darstellung, die zentralen Forderungen der Kunden. Alle weiteren, detaillierten Anforderungen erhielten wir als Lastenheft mit 160 User Stories in einer Exceldatei.
Meine Rolle
Als UX Designerin in diesem Projekt sollte ich ein möglichst einfaches, allumfassendes Konzept für die App gestalten. Hierfür war zunächst ein Rahmen von etwa vier Wochen mit einer Projektmanagerin des Kunden, einem Product Owner und den Entwickler:innen der umsetzenden Agentur als Stakeholder angesetzt. Im UI Design wurde ich von einem Kollegen aus meiner Agentur unterstützt.
Durch diesen straffen Zeitplan, ein Konzept welches als Funktionen aus 160 User Stories beinhaltet zu erstellen, entschied ich mich, mit dem objekt-orientierten UX Ansatz fortzufahren.
Dies war der erste Versuch, OOUX direkt im Projekt einzusetzen, und wie das bei Experimenten so ist, gab es natürlich auch einige kleinere Startschwierigkeiten, aber auch schnell erste Erfolge.
In der ersten Woche begann ich mit den Produktmanagern mit einem Workshop, wo wir die User Stories zur Seite legten und noch einmal von Vorne begannen und über die zentralen Userobjekte in dem System der App begannen nachzudenken. Nachdem wir 6 zentrale Objekte gefunden und uns auf eine einheitliche Namensgebung einigen konnten, haben wir deren Attribute und Contentelemente ausdefiniert. Das bot der Kundin, die zunächst sehr skeptisch war, alles erneut aufzurollen, da sie doch die 160 User Stories geschrieben hatte, die Chance, intern bei den Kolleg:innen die Objekte mit den Attributen zu prüfen und ergänzen zu lassen.
Für mich bestand der Vorteil darin, dass ich den Kern der App verstehen und problematisieren konnte. Ich konnte während des Workshops Fragen stellen, die entweder in den Anforderungen nicht gestellt oder in den User Stories unterschiedlich behandelt wurden. Je mehr ungeklärte Fragen und Details ich mit dieser Methode aufdeckte, desto überzeugter wurde die Projektmanagerin. Auch begannen Diskussionen zwischen den Stakeholdern über die Wichtigkeit von ganzen User Story Paketen für die erste Phase. Auch hier half der Phasierungsprozess aus dem OOUX Toolkit, das MVP genauer zu definieren und auszudünnen.
Im Anschluss daran vernetzten wir die gefundenen Objekte und überprüften deren Beziehungen zueinander. Auch hier entstanden interessante Diskussionen und Fragen, die die Stakeholder zur internen Diskussion erneut mitnehmen mussten.
Am Ende dieser ersten Phase konnte ich auf eine ergebnisreiche Woche zurückblicken, die mir einen Fokus für die Konzeption und auch einen genauen Leitfaden für die Umsetzung der einzelnen Objekte als Wireframes geliefert hat. Das führte dazu, dass ich in den nächsten zwei Wochen die gesamte Zeit darauf verwenden konnte, die gesamte App in Wireframes zu konzipieren und zu verdrahten, sodass die Kundin sich die App als monochromen, mid-fidelity Prototypen ansehen und durchklicken konnte.
Das ließ mir am Ende noch eine Zeit für Feedbackschleifen, Anpassungen und UI Qualitätssicherung.
Highlights
Durch das erstmalige Erproben der OOUX-Methodik gibt es einige nennenswerte Highlights:
Die Discovery Runde des ORCA Prozesses gemeinsam mit der Kundin durchlaufen, um ein gemeinsames Verständnis für den zentralen Kern des Projektes bei allen Beteiligten zu erreichen;
Die Erkenntnis der zunächst skeptischen Produktmanagerin, dass dieser Prozess trotz viel Zeitaufwand zu Beginn dazu führt, dass ein stabileres App-Konzept schneller aufgebaut und durch die Komponentenstruktur der OOUX-Methodik schneller umgesetzt werden kann
Dass 160 User Stories zwar vollumfänglich klingen und sich für die Kunden auch so anfühlen, dass dies aber selten tatsächlich vollumfänglich ist
Dass OOUX sinnvolle Diskussionen eröffnet und es ermöglicht die unbequemen Fragen zu Beginn des Prozesses zu stellen, deren Beantwortung später im Prozess zu Delays oder teuren Änderungen führen würden;
Dass durch OOUX das Wireframen am Ende deutlich beschleunigt wird.
Learnings
Dieses Projekt war das erste, gänzlich eigenständige, was ich von Beginn an für meinen Arbeitgeber angegangen bin. Während ich bereits einige Projekterfahrung mit Bestandsprojekten sammeln konnte, war dies sowohl ein neuer Kunde als auch ein gänzlich frisches Projekt, welches auch nur im UX/UI von uns betreut wurde.
Neben der internen Kollaboration mit dem UI Kollegen, war es auch eine intensive Kollaboration mit der umsetzenden Agentur und der eigentlichen Kundin/Projektmanagerin. Nach einer ersten Findungsphase mit viel Kompetenzgerangel und Infragestellung, konnte ich mit meiner Methode und der zügigen Lieferung eines hochwertigen, vollständigen App-Konzeptes überzeugen.
Für mich war es auch eine Bestätigung, dass OOUX ein sinnvolles weiteres Tool in meinem UX Werkzeugkoffer ist.